Třicet výzev pro třicet dní

Zní to sice jako Třicet případů majora Zemana, ale článek 30 Challenges for 30 Days obsahuje několik (přesně třicet) činností, které je vhodné si osvojit během následujících třiceti dnů. Úkoly jsou rozděleny podle obtížnosti. Mezi nejtěžší patří například Každodenní hovor s cizincem nebo Napsání románu o 50 000 slovech během třiceti dnů...

Pomodoro – širší kontext (5)

Technika Pomodoro není pouze o měření času a pravidelných přestávkách. Stejně jako v jiných podobných systémech je potřeba zařadit techniku do širšího plánovacího rámce. Dokument The Pomodoro Technique, který napsal Francesco Cirillo doporučuje následující fáze:

1. Plánování (na počátku pracovního dne) – před tím než poprvé natáhnete „minutku“ je potřeba se rozhodnout kam a jak budete investovat svůj čas a úsilí. Pro tento krok použijte některý ze systémů osobního plánování nebo Pomodoro To Do Today Sheet .
   
2. Sledování (tracking; v průběhu celého dne) – zaznamenávejte si všechny informace související s technikou Pomodoro. Například činnosti, které se vejdou do jednoho Pomodora, které jsou naopak časově nevyhovující a podobně.
   
3. Zaznamenávání získaných poznatků (na konci dne) – tento a následující kroky slouží ke zlepšení vaší produktivity. Prozkoumejte váš den a snažte se najít možnosti pro zlepšení. K tomu můžete použít například Records Sheet .
   
4. Zpracování získaných poznatků (na konci dne).
   
5. Vizualizace získaných poznatků a informací (na konci dne).
   

Týdenní plánování (3)

Součástí týdenního plánování jsou i další techniky jako například Weekly MIT (nejdůležitější položky týdne). Jedná se o seznam, jehož položky následně rozdělujete do jednotlivých dnů.
Další možností je zařazení životních rolí (například manžel, otec, programátor...) a jeho propojení s úkoly tak, aby pro každou roli byl během týdne splněný jeden úkol s největším pozitivním přínosem.
Jinou technikou, kterou můžete zohlednit při týdenním plánování je Paretův princip (20:80). Mezi úkoly největší prioritou zařaďte ty s nejvyšším přínosem. Jinými slovy důležitých je pouze 20% vašeho plánu.
Součástí každého týdenního plánování by mělo být také hodnocení předchozího týdne. Co se povedlo, proč a jak to nejlépe zopakovat.
A nezapomeňte na vůli. Nikoli na vůli úkoly vykonat (ta je také důležitá), ale na vhodné časové mezery mezi úkoly (jinými slovy zahradu neposekáte v práci, musíte se tam nějak dostat a ještě si nechat prostor na zakoupení benzínu do sekačky).
Zjistíte, že týdenní plánování nevyužívá každou minutu vašeho dne. Vzápětí na to objevíte, že vám to vůbec nevadí. A to hned ze dvou důvodů – jednak to vůbec není nutné, a jednak se vyskytne mnoho neočekávaných záležitostí, které elegantně vklouznou do volných políček.

Týdenní plánování (2)

Co budete pro týdenní plánování potřebovat? Tady máte na výběr ze širokého spektra možností od čistého papíru, přes klasické kalendáře nebo diáře (nejlépe s týdenním pohledem), stolní velkoformátové kalendáře, plánovací tabule až po specializované plánovače typu FranklinCovey. Také můžete použít digitální aplikace jako jsou kalendáře (Outlook, Google apod.), tabulkové procesory (Excel, Google Documents, Libre Office Calc apod.), program na poznámky (Zim, Evernote), to-do aplikace nebo obyčejný textový editor. Já osobně používám Zim pro osobní potřebu a Google kalendář pro sdílení informací. Navíc datový soubor Zim mám uložený na Dropboxu, takže k němu mám přístup i ze smartphone.
Jak evidovat týdenní úkoly? I v tomto případě existuje mnoho možností. Následující seznam se týká především softwarových aplikací

1. Barevné popisky, které mohou oddělovat typy úkolů nebo označují jeho splnění. Tady mám pocit, že příliš barevný kalendář je spíš ke škodě.
   
2. Tagy (štítky) – pro mě představují jednodušší variantu barevných popisků. Nejsou sice tak elegantní, ale nemusím nikde dohledávat význam barvy nebo hledat novou barvu pro další kategorii. Bohužel stejně jako u barev se mě nedaří udržet konzistentní uzavřenou množinu štítků.
   
3. Priority – já používám kombinaci jednoho až tří vykřičníků (nástroj Zim) a navíc si prvních pět aplikací očísluji podle pořadí, ve kterém je chci vykonat (to je ale záležitost denního plánování a pojídání žab /žáby vysvětlím v některém z dalších článků/).
   

Nevhodné návyky (dodatek)

Můžete porovnat náš krátký seriál s konkurencí. Na blogu Mít vše hotovo vyšel 13. září letošního roku zajímavý článek Martina Bortlíka o boji se zlozvyky. Pokud vám Skvělá práce se špatnými návyky nepomohla, zkuste postup publikovaný v příspěvku Jak na zlozvyky. A nezapomeňte na diskuzi pod textem.

Nevhodné návyky (5)

A jsme na konci našeho krátkého seriálu. Zbývá poslední pravidlo – mějte plán. Teď víme jaké jsou naše nevhodné návyky a co je spouští. Takže je potřeba si udělat plán, jak budeme nežádoucím signálům předcházet. Například na oběd budu chodit už v půl dvanácté, protože cukrárnu otevírají až v jednu.

Samozřejmě úplně poslední krok je nejtěžší. Musíte si utvořit správný návyk, který bude nahrazovat ten starý nežádoucí. A tady vám žádné triky nepomohou. Tady pomůže jen pravidelné opakování. Jak dlouho? To záleží na vaší rezistenci vůči návykům. Někomu stačí 28 dní, někdo preferuje 40. Prostě do té doby, než začnete vaše předsevzetí plnit automaticky.

Nevhodné návyky (4)

Další pravidlo zní: Izolujte signály (Google překladač navrhuje „Odpojte tágo“). Podle experimentů je možné všechny příčiny zařadit do pěti kategorií – místo, čas, emoční stav, vazba na ostatní lidi, jiná bezprostředně předcházející akce. Ale to všechno máme přece už napsáno v seznamu ze druhé kapitoly. Hurá! Takže zajdeme pro seznam, doplníme chybějící informace a začneme vesele narušovat naše prostředí, aby nedocházelo k nežádoucím signálům. Samozřejmě s mírou – kvůli tomu, že na dezert dostanu chuť, když se manželka vrátí z práce, se ještě nemusím rozvádět.

Nepřehlédněte

Další Nepřehlédněte pochází z klávesnice a blogu známého zen-guru Lea Babauty. Zkuste se inspirovat 52 tipy pro štěstí a produktivitu (samozřejmě v angličtině).

Týdenní plánování (1)

Konečně po dvou letech jsem si začal užívat týdenní plánování. Před tím jsem ho tak trochu flákal. Prostě důležité bylo plánování každodenní a týden jsem jen tak v neděli prolétl. Samozřejmě trochu lepší to bylo v dobách používání FC diáře, ale stále to žádná sláva nebyla. FC diář jsem po roce odhodil a musím říct, že se mému pracovnímu batohu pořádně ulehčilo, a s tím jsem tak trochu odhodil i týdenní plánování. Kdy jsem se k němu vrátil? V dobách dovolených, kdy jsem potřeboval vědět, co budu dělat, až se vrátím po týdnu z lyžování. A najednou se ukázalo, že týdenní plánování má jednu užitečnou funkci – už se mi nestává, že bych v jednom dni měl deset a víc úkolů s maximální prioritou.
Abych zase někde neudělal chybu, pokusil jsem se o stručnou rešerši, jak to dělají jiní a jaké jsou nejlepší postupy. A o výsledky se s vámi chci podělit v následujících řádcích.
Tak nejdříve si shrneme proč je dobré si koncem nebo začátkem týdne si sednout nebo lehnout a projít svůj program?

• Plánování je obecně užitečné.
• Budete mít jasný program, a tudíž se zbavíte nejistoty a strachu z ní.
• Týden nezaplníte celý, a proto budete poměrně flexibilní díky možnosti operativního zaplňování volných míst nebo přesouvání aktivit.

A proč vlastně plánovat týden a ne jednotlivé dny? Abych řekl pravdu, nevím. Já osobně kombinuji denní a týdenní plánování. Na webu najdete však můžeme najít názory, že týden je tak akorát dlouhá časová jednotka, která je dostatečně velká, abyste mohli přesouvat úkoly a schůzky. A zároveň tak malá, že si snadno udržíte přehled. Na tom něco bude, protože ve svém Google kalendáři používám nejčastěji týdenní nebo dvoutýdenní pohled.

Formování návyků – mýty a pověsti

Také vás všechny odborné knihy poučovaly, že každý návyk je potřeba pěstovat 21 dní a pak půjde všechno téměř samo? Článek Busting the 21 days habit formation myth se to pokouší vyvrátit. Vybrali jsme z něj několik základních informací.

1. Jednadvacítka se zřejmě poprvé objevila v plastické chirurgii, kdy bylo uváděno, že pacient si po 21 dnu zvykne na nový vzhled obličeje.
   
2. Na základě experimentu bylo prokázáno, že nejvyšší míry automatizace určité činnosti (to znamená vytvoření návyku) bylo dosaženo po 66 dnech.
   
3. V rámci experimentu byly však zjištěny rozdíly mezi jedinci. Někteří si vytvořili návyk už po 18 dnech, zatímco jiným se to nepodařilo po celou dobu sledování (84 dny).
   

Jinými slovy, pokud si na Nový rok dáte nějaké předsevzetí a 21. ledna se ještě budete trápit při jeho dodržování, nezoufejte. Počkejte minimálně do 6. nebo 7. března, pak to půjde samo ;-)

Denní plánování

Snažíte se večer nebo ráno pečlivě naplánovat další pracovní den? Pak pro vás máme několik rad (z článku Today’s Productivity Tip: Hit Restart), jak tento proces zefektivnit.

1. Každý den věnujte 5 minut vytvoření nového to-do listu (seznamu úkolů).
   
2. Nejdříve napište 3 až 5 položek s nejvyšší prioritou, které potřebujete dokončit.
   
3. Rozlišujte úkoly, které musí být dokončeny a které chcete dokončit.
   
4. Vytvořte si seznam úkolů, které chcete udělat. Položkami z tohoto seznamu doplňujte každodenní program.
   

Lidé – největší nepřátelé produktivity

Dnešní článek je vlastně výzva. Ráno jsem dorazil do kanceláře s krásným plánem na dnešní den. Ten se začal během první hodiny vesele rozpadat. Minutka u šéfa se protáhla na 40 minut, protože mu ráno volal zákazník s urgentní objednávkou. Urgentní objednávka pohltila další dvě hodiny. Vlastně spíš víc, protože se překrývala s krátkou změnou kódu, kterou požadoval další zákazník okamžitě.
Jinými slovy mám pocit, že všechny systémy a techniky pro zvýšení produktivity fungují víceméně v laboratorních podmínkách – u jedinců, kteří přichází do kontaktu s dalšími pouze na základě plánovaných událostí. My ostatní (programátoři, učitelé, lékaři, manažéři provozu) máme smůlu.
A mě by zajímalo jak tuto smůlu řešíte. Já se snažím tento problém ošetřit pomocí preferencí. Slyšel jsem i o dalších možnostech – delegování, pokusy o izolaci (uzavírání inboxů, včetně dveří do kanceláře) apod. Pochlubte se, jak tento problém řešíte vy. Diskuze pod článkem je otevřená a pro nejlepší diskutující máme připravená „skvěloprácovská“ trička všech velikostí. Diskuzi zdar, zbytečnostem zmar!

Hrůza

Sice mě kolegové varovali, ale mně to nedá. Prostě si dnes budu stěžovat, i když článek nevyzní pozitivně a tak nebude sledovat zamýšlenou linii našeho blogu.

Už druhý den sedím na jednání komise, která zasedá třetím rokem každých půl roku (plus pravidelné telekonference každých 14 dní) a připravuje podklady pro evropskou legislativu. A čím dál víc ve narůstá potřeba praštit pěstí do stolu, rozšlapat počítač nebo začít mlátit hlavou o zeď. Co se včera schválilo dneska je zpochybněno. Co bylo před rokem správně, dneska je chybně. Neřeší se celý koncept, ale jednotlivosti. Prostě hrůza, jak je napsáno v titulku.

A proč to sem píšu? Kromě toho, abych si vylil srdíčko, tak bych chtěl zdůraznit i pár rad pro práci na projektech.

1. Nevybírejte si vedoucího podle funkce, ale podle jeho schopností.
2. Mezi schopnosti vedoucího patří tah na bránu a umění v pravou chvíli zastavit nekonečnou diskuzi.
3. Nejdůležitější vlastností je rozhodování na základě podkladů – ve spoustě případů není možné čekat na konsensus.
4. Na začátku je potřeba mít vizi a ostatní musí respektovat člena týmu s vizí.
5. Je dobré mít v kolektivu někoho, komu říkám „věčný rejpal“. Na druhou stranu je nutné mít v týmu někoho, kdo ho zastaví – například ho vytáhne na skleničku (za předpokladu, že vydrží víc než „rejpal“).
6. Nezapomeňte na rozdělení práce (zodpovědnosti) a kontrolu. Věty typu „do příště se připraví“ se překládají jako „příště nic nebude“.
7. Když už někomu práci zadáte, určitě ji v termínu zkontrolujte (zvlášť, když víte, že ji udělal). Pokud tomu tak nebude hrozí syndrom popsaný v předchozím bodě – „příště nic nebude“.
8. Ten, kdo se bude o přestávkách bavit o práci, během obědů a večeří řešit „drobné problémy“ a ještě zvát kolegy na hromadné procházky, aby si mohli nezávazně popovídat o řešených problémech, zaslouží veřejné pranýřování spojené s přednáškou o duševní hygieně.

Nemám čas

Vy ho také nemáte? Potom se podívejte do článku Erase “I Don’t Have Time” from Your Vocabulary. Ten vám poradí, že tuto větu máte vymazat ze svého slovníku. Proč? Nejspíš proto, že jste nikdy žádný čas neměli. Nebyl ani v peněžence, ani v lednici, ani nikde jinde. Takže místo této fráze používejte – nemám motivaci, není to pro mě důležité, není to má priorita...

Efektivní mítinky (3)

Dnešní poslední seriálu o efektivních schůzích krátce zmiňuje postavu moderátora. Ten hraje důležitou roli, která ovšem nesmí být nejvýraznější (ve fotbale se používá termín „černá práce“. Moderátor musí ohlídat...

1. ...sebe, aby z mítinku nebyla one-man show.
   
2. ...veškeré vyzvané řečníky.
   
3. ...všechny diskutující.
   
4. ...téma.
   
5. ...čas.
   

Z vlastní zkušenosti asi víte, že je to heroický úkol, zvláště v případě, že moderátor je v podřízené pozici vzhledem k účastníkům schůze. Pak jde o záležitost ryze psychologickou.
Jak jsme již předeslali, náš krátký třídílný seriál končí. To ovšem neznamená, že se tématu efektivity na jednáních a diskuzích nebudeme věnovat dále.
Pokud vás toto téma zaujalo, napište nám vaše zkušenosti do diskuze pod článek. To pro nás bude signálem, že máme pokračovat a hledat další informace.

Efektivní mítinky (2) aneb jak jednat

Další pravidla se budou týkat přímo vlastního jednání. Takže si zapamatujte, že na každém mítinku...

1. ...se musí projednávat pouze předem stanovené záležitosti. Každý, kdo přednese nové požadavky, je velice nepořádný a pracuje chaoticky nebo se pokouší o nějaké intriky (snaha překvapit a zaskočit kolegy).
   
2. ...bývá zahájení, které stručně zopakuje cíle mítinku a přitom nesmí trvat déle než 3 minuty.
   
3. …se nejdůležitější záležitosti (a často také nejméně příjemné) projednávají jako první. Přístup „to je přece jasné, tak to prodiskutujeme jako první“ nebývá nejefektivnější. Navíc se může stát, že na kontroverzní a problematické body zbude málo času a vedoucí schůze bude podezřívám (ať už právem, či neprávem), že je schválně upozadil, aby odvedl pozornost. Samozřejmě nezapomeňte uvést správné pořadí projednávaných bodů do programu schůze.
   
4. ...se na začátku poznamená docházka. Nejlépe do předem připravených archů, aby to bylo rychlejší. Nejde o bezúčelnou buzeraci, ale o ten nejjednodušší kontrolní mechanismus, který pomáhá ověřovat plnění závěrů schůze.
   
5. ...mají mluvčí omezený čas. Pokud uvádíte nějakou novou informaci nebo téma, máte na to 4 minuty. Každý další diskutující se musí vejít do dvou minut (proto Two Minnutes Meeting).
   
6. ...musí být rozčleněn, tak aby diskutující dostali příležitost k jasným a cíleným otázkám. Nesmí dojít k tomu, aby se tázající nebo diskutující museli vyjadřovat ke dvěma nebo dokonce více předřečníkům najednou.
   

Efektivní mítinky (1)

Také máte po každé schůzi pocit, že jste nic neudělali a navíc ztratili spoustu času. Prostě vás štvou neorganizované a chaotické mítinky, které si kolegové pletou s Hyde Parkem a říkají, co mají na jazyku? Pokud máte alespoň trochu vliv na chod takových schůzí, pak jsme pro vás připravili několik rad. Při jejich tvorbě jsme se inspirovali vlastními zkušenostmi a také článkem, který publikovala Sarah Anderson pod názvem Two Minnutes Meeting Rules.
Několik obecných rad na začátek:

1. Každý mítink musí začít včas.
   
2. Každý mítink musí skončit včas, to znamená podle stanoveného harmonogramu. Jinými slovy do pozvánky na schůze pište nejen začátek mítinku, ale také jeho konec nebo dobu trvání. Ačkoli první dva požadavky vypadají samozřejmě, nevyplácí se je podceňovat. Jinak si vaši kolegové budou myslet, že celou schůzku a její výsledky nemyslíte vážně, když nejste schopni dodržet ty nejjednodušší principy.
   
3. Na druhou stranu každý mítink musí skončit až tehdy, kdy jsou projednány všechny plánované body a rozděleny i odsouhlaseny veškeré úkoly.
   
4. Jak vyplynulo z předchozích bodů, před každou schůzkou (minimálně 24 hodin) rozešlete všem účastníkům program, včetně časových údajů. Pokud se bude jednat o důležitou schůzi s dlouhým programem nebo rozsáhlými materiály, které je potřeba nastudovat předem, pak 24 hodin je málo a doporučují se 2-3 týdny. Proč? Protože pořádek dělá přátele. A také snadno všichni zkontrolují, zda se mítink zbytečně neprotahuje.
   
5. Když už jsme u psaného textu, nezapomeňte po každé schůzi rozeslat všem účastníkům zápis z jednání a to co nejdříve. Co by měl obsahovat? Stručný popis celého mítinku, ale především stanového úkoly a zodpovědné osoby. V Česku se často vyskytují sáhodlouhé zápisy typu „ten řekl to a ten zas ono“, ale většinou chybí zásadní informace o tom, co je potřeba udělat do příště, kdo to udělá, kdy a kdy je vlastně příště.
   

Nevhodné návyky (3)

Dnes se zaměříme na odměny, protože ty jsou často důvody, proč pácháme naše malé hříchy. Dělejte to podobně jako kuřáci – zkoušejte různé náhražky a nebojte se experimentovat. Máte chuť na velkou likérovou špičku, která na vás každý čeká ve vaší oblíbené cukrárně, směje se na vás zdálky celé dopoledne a během oběda už nevidíte knedlíky a omáčku, ale krásný čokoládový kopeček plný žlutého krému? Zkuste vyrazit na procházku, dát si ovoce nebo kávu nebo alespoň malý případně zdravější dezert.

Ze seznamu, který máte při sobě, zjistíte, proč vlastně máte chuť na zákusek. Chcete vypadnout z práce, chcete být chvíli sám nebo naopak s někým konkrétním, potřebujete si odpočinout nebo máte ještě hlad? Teď se podívejte na alternativní odměny a zkuste je přiřadit k důvodům. Chodíte do cukrárny z hladu? Zkuste si upravit jídelníček, dát si větší porci k obědu nebo alespoň menší porci dortu. Nebo si chcete s někým popovídat? Ideální je krátká procházka.

Končit budeme stejně jako v předchozí kapitole – sedněte si, všechno si promyslete a zhodnoťte.

Pět eliminačních kroků

Máte před sebou seznam činností, které musíte udělat dnes nebo v následujícím týdnu a už teď vás z něj bolí hlava, protože je jasné, že to prostě nedáte? Máme tu pro vás pět kroků (inspirovaných článkem Today’s Productivity Tip: Eliminate 5 Tasks), pomocí kterých byste měli seznam proškrtat.

1. Co může udělat někdo jiný (protože má čas nebo práci dokončí rychleji či lépe), nemusíte dělat vy. Proto delegujte práci na kolegy a podřízené.
   
2. Není už co delegovat? Pokuste se najít úkoly, které nejsou urgentní, a přesunout je na jiný datum.
   
3. Možná dokonce najdete činnosti, které vůbec nemají žádný termín. U mě osobně se nejčastěji jedná o něco, co bych dělal strašně rád, ale vůbec to není potřebné. Udělejte si v ročdiáři kolonku nebo složku Někdy (Sometimes) a přesuňte podobné úkoly do ní. Složku otevírejte ve volném čase pro radost. Nebo se mně osvědčilo hledat v této kolonce inspiraci.
   
4. Možná jste narazili na totální hloupost. Tak ji prostě vymažte.
   
5. Zdá se vám, že dvě nebo více aktivit se podobají jako vejci vejci? Pak bude nejlepší je spojit do jedné a provést najednou.
   

Těchto pět kroků se snažím projít v rámci každovečerního nebo každoranního plánování. Seznam postupně řídne (poznámka editora: to je ale ošklivá formulace:-), já jsem v pohodě a nikdo si nestěžuje.

Nevhodné návyky (2)

První pravidlo uvedené v článku Change Your Spending Habits zní Identifikujte své návyky. Vaše jednání se pohybuje na trase signál – rutina – odměna. Například signál = jdete z oběda, rutina = vaše kroky automaticky zamíří do cukrárny, odměna = máte dobrý pocit (díky vyšší hladině cukru), uklidníte se (protože všechno jde podle plánu) a postupně přibíráte.

Ha, to poslední přece není odměna, ale spíš trest. A hlavně důvod, proč tento návyk změnit. Ale jsou i další důvody, jako třeba vyprazdňující se peněženka.

To znamená, že první krok odstraňování nevhodných návyků je vytvoření seznamu těchto problematických zvyklostí. Seznam by neměl obsahovat pouze názvy návyků, ale především důvody proč k nim dochází a místa, kde k nim dochází. Identifikujte také „spolupachatele“ a případná specifika svého jednání (například vždy si dávám jeden a ten samý dort, pokud ho nemají nekoupím si nic).

A jsme u posledního kroku. Sedněte si v klidu s vaším seznamem a podrobně ho prostudujte. Proč? Abyste našli nějaká pravidla, která se ve vašem životě opakují a vedou k nevhodným návykům. Často se setkáte s tím, že například kouření, nechuť ke cvičení a naopak chuť na steak mají stenou příčinu. A jak asi tušíte i stejný (nebo podobný) způsob eliminace.