Také máte po každé schůzi pocit, že jste nic neudělali a navíc ztratili spoustu času. Prostě vás štvou neorganizované a chaotické mítinky, které si kolegové pletou s Hyde Parkem a říkají, co mají na jazyku? Pokud máte alespoň trochu vliv na chod takových schůzí, pak jsme pro vás připravili několik rad. Při jejich tvorbě jsme se inspirovali vlastními zkušenostmi a také článkem, který publikovala Sarah Anderson pod názvem Two Minnutes Meeting Rules.
Několik obecných rad na začátek:
- Každý mítink musí začít včas.
- Každý mítink musí skončit včas, to znamená podle
stanoveného harmonogramu. Jinými slovy do pozvánky na schůze
pište nejen začátek mítinku, ale také jeho konec nebo dobu
trvání. Ačkoli první dva požadavky vypadají samozřejmě,
nevyplácí se je podceňovat. Jinak si vaši kolegové budou
myslet, že celou schůzku a její výsledky nemyslíte vážně,
když nejste schopni dodržet ty nejjednodušší principy.
- Na druhou stranu každý mítink musí skončit až tehdy,
kdy jsou projednány všechny plánované body a rozděleny i
odsouhlaseny veškeré úkoly.
- Jak vyplynulo z předchozích bodů, před každou schůzkou
(minimálně 24 hodin) rozešlete všem účastníkům program,
včetně časových údajů. Pokud se bude jednat o důležitou
schůzi s dlouhým programem nebo rozsáhlými materiály, které je
potřeba nastudovat předem, pak 24 hodin je málo a doporučují se
2-3 týdny. Proč? Protože pořádek dělá přátele. A také
snadno všichni zkontrolují, zda se mítink zbytečně neprotahuje.
- Když už jsme u psaného textu, nezapomeňte po každé
schůzi rozeslat všem účastníkům zápis z jednání a to co
nejdříve. Co by měl obsahovat? Stručný popis celého mítinku,
ale především stanového úkoly a zodpovědné osoby. V Česku se
často vyskytují sáhodlouhé zápisy typu „ten řekl to a ten
zas ono“, ale většinou chybí zásadní informace o tom, co je
potřeba udělat do příště, kdo to udělá, kdy a kdy je vlastně
příště.
Žádné komentáře:
Okomentovat