Má to všechno smysl?

Teď nemyslíme smysl života, ale spíše toho, jestli má smysl se zabývat systémy na zlepšení osobní produktivity. Nejsou to jenom obecné řeči nebo způsoby, jak z lidí vytáhnout peníze? My osobně si to nemyslíme, hlavně proto, že po několika letech zkoušení a vylepšování jsme si každý našli svůj systém, jak zpracovávat informace, třídit je a vyřizovat, čemu se věnovat prioritně a čemu naopak vůbec.

Pokud nám nevěříte, zkuste se podívat na článek Dustina Waxe Why You Should Learn a Productivity System, který shrnuje a krátce popisuje základní argumenty (pochopitelně pro...)

• Produktivita je dovednost (jak se moderně říká skill). To znamená, že produktivita je něco podobného jako schopnost opravit ledničku nebo prodat pojištění. Proto si vaše znalosti nezapomeňte uvádět v životopise.
• Systémy jsou systematické – hm, to je věta typu červeň je červená. Ve skutečnosti tím chtěl básník říct, že každý z nás vědomě funguje v nějakém systému, a proto je výhodné se chovat systematicky (=produktivně), abychom předcházeli nejrůznějším konfliktům.
• Systémy vytváří návyky. Jasně, z chaosu ještě žádný návyk nevznikl – dokonce i proto, abyste získali závislost na alkoholu, musíte systematicky „chlastat“. Po zhruba 21-40 dnech (podle toho jakého guru produktivity uznáváte) už na pití nemusíte myslet a jde to samo (což je docela průšvih). Naštěstí je to stejné i s pozitivními návyky.
• Systém limituje volbu. Nechme stranou svobodu volby a uvědomme si druhou stránku teror volby – čím více máte možnosti, tím je rozhodování méně efektivní a často to platí i o výsledcích.
• Poslední bod je nejzajímavější – Učením produktivity ji zároveň vyučujeme. A z vlastní zkušenosti víme, že to funguje obráceně – pokud svoje znalosti někomu předáváte, můžete se toho spoustu naučit.

Doufáme, že jsme trochu přispěli k odstranění mýtu, že osobní produktivita je blábol. A budeme se snažit i dál. Koneckonců, proto jsme založili náš blog Skvělá práce a školení.

Co dělají úspěšní jinak? (1)

Dnes se mi do ruky dostal zhruba rok starý článek psycholožky Heidi Grant Halvorsonové (omlouvám se za přechýlení jména), který se jmenuje Nine Things Successful People Do Differently. Článek neobsahuje žádné zásadní novinky, ale stručně a přehledně shrnuje základní pravidla, která v jiných zdrojích především odborných knihách zabírají velké množství stran. Proto jsme si pro vás připravily v každém díle tohoto malého seriálu tři pravidla, která jsme převzali z článku, ale také obohatili a naše zkušenosti a postřehy.

1. Buďte konkrétní. Nemá smysl si říkat „dnes budu pracovat“, „půjdu si zaběhat“ nebo „uklohním si nějakou večeři“ Místo toho si řekněte nebo ještě lépe napište „dnes shrabu celou zahradu“, „uběhnu pět kilometrů“ nebo „připravím si vídeňský řízek“. Proč? Protože máte před sebou konkrétní a hlavně měřitelný cíl, který můžete zkontrolovat. Mít konkrétní cíl je přesně to, co vás motivuje (mě samozřejmě také).
2. Snažte se najít správný moment pro uskutečnění vašich cílů. Jinými slovy neodkládejte a především se nesnažte se omlouvat. Vážně nemáte dnes ani minutku si zacvičit. Nebo se vám nechce a říkáte si „už jsem unavený“, „po jídle se nemá cvičit“, „něco na mě leze, tak dnes raději bez cvičení“, „už je večer a přece nebudu obtěžovat hlukem rodinu a sousedy“ nebo dokonce „stejně to nemá cenu, protože nevidím žádné výsledky cvičení“? Všimněte si, jak širokou mám zásobu výmluv, která nepochází z originálního textu.
   Jak výmluvám zabránit? Vrátíme se k prvnímu bodu a budeme konkrétní. A to nejen ve vymezení činnosti, ale také v její délce a době. Jinými slovy – cvičení podle programu VirtualGym každé pondělí, úterý a pátek od sedmi do půl osmé. Bylo prokázáno, že takové plánování zvýší vaše šance na úspěch o 300%.
3. Sledujte se. Tím nemyslím chorobné zabývání se vlastním egem, ale monitorování aktivit. Když zůstaneme u toho cvičení, zapisujte si nejen odcvičené jednotky (třeba uběhnuté kilometry), ale také změny (dnes jsem dal o dva kilometry více) a pokroky (poprvé mám pocit, že se o mě nepokouší infarkt). Dělejte to pravidelně a chlubte se svými zápisky (když ne cizím, tak alespoň sobě).

Nepřehlédněte

Nedávno jsme psali o jednoduchém prezentačním nástroji Slidefier. V něm jsme připravili krátkou prezentaci o blogu Skvělá práce. Celá příprava netrvala ani pět minut. Rozhodně ji nepřehlédněte.

Tři odkazy pro Popelku

V předchozích dílech odkazů pro Popelku jsem uvedli odkazy na vydavatelství, která nabízí knihy zaměřené na osobní rozvoj. Jakou knihu si vybrat? To můžete zkusit na následujících stránkách, které obsahují seznamy a krátký popis zajímavých knih.

• Knihy osobního rozvoje - bohatství
• Pozitivní knihy, pozitivní literatura, motivační literatura, osobní rozvoj, ...
• Osobní rozvoj a motivace

Slidefier

Jak udělat jednoduché prezentace snadno a rychle a navíc je umístit na web? Možností je mnoho (například Google Documents nebo Prezi), ale my se dnes krátce podíváme na službu Slidefier. Proč? Protože tvorba prezentací je v tomto velice efektivní. Samozřejmě musíte zapomenout na nejrůznější animace, přechody a jiné grafické vychytávky. Vystačíte si s editací obyčejného textového souboru ve webovém prostředí. Je to podobné editování nějakého wiki systému. Kontrolní znaky si můžete přečíst na stránce About Slidefier, ale je jich málo – nový snímek, nadpisy různých úrovní, seznamy nebo zdrojový kód. Vybrat si můžete ze tří témat (bílé, černé a barevné). Po uložení prezentace získáte dva linky – jeden na vlastní prezentaci (ten pošlete uživatelům) a druhý na kód prezentace (ten můžete upravovat).

Nepřehlédněte

Skvělé video, které ukazuje vystoupení šéfa aerolinek Ryanair Michaela O'Learyho, který kritizuje Evropskou unii. Jakožto bytostného Evropana mě to dost uráží – teď nemyslím O'Learyho, ale ty, o kterých hovoří. Rozhodně nepřehlédněte.

Hamster a 80/20 – vyhodnocení (4)

Ještě se vrátíme k únorové statistice. Je to hlavně proto, že se musím pochválit. V únoru jsem odpracoval (ale připomínám, že skutečně odpracoval, protože v evidenci není zařazena například doprava na služební cestu, obědy a podobně) 150 hodin. To je 7,14 na jeden pracovní den (vlastně víc, protože jsem měl jeden den dovolenou) – zaměstnavatel by měl asi radost, já zatím příliš ne. Ale je třeba poznamenat, že 31 hodin jsem pracoval takzvaně na sebe – plánování, psaní blogu. A je tam také nějaké vzdělávání. Z obojího sice zaměstnavatel těží, ale není to přímou součástí mé práce.
Hamster zobrazuje i další statistiky. Nejvíc práce udělám v úterý – pondělí je rozlítané a v úterý jsem ještě poměrně čerstvý – průměrné „pracovní“ úterý má 10 hodin. Nejméně v pátek (tady to zkresluje ta dovolená) a o víkendu. Práce začíná ráno kolem osmé, kromě pondělí a samozřejmě víkendu. Nejpozději končí ve středu a ve čtvrtek – po půlnoci. Činnosti vázané na kancelář se krásně vešly mezi devátou a patnáctou hodinu, zatímco ráno se věnuji spíše projektům, tak večer je zaměřený na administrativu a hlavně mé soukromé záležitosti.
Ještě musím do příštích měsíců odstranit zprávu – S 40 procenty všech dat kratších než 15 minut se zdá, že jste pilná včela. Rozhodně nechci být včelou a už vůbec ne pilnou!

Nepřehlédněte

Otevřete vaše zdroje. Takhle (ale v angličtině) nazval Vladimír Ott svůj projekt na paper.li. Jak píše v diskuzi pod příspěvkem, vytvořil si automaticky noviny, které chce každý den číst. Rozhodně nepřehlédněte Open your source.

Užívejte si svůj čas

Kdy vlastně bude vaše práce skvělá? Už jste si kladli tuto otázku? Podle nás je klíčem k odpovědi nadpis tohoto příspěvku. Jinými slovy, vaše práce bude skvělá a vy budete spokojeni a šťastni, právě tehdy, když si budete užívat váš čas. A tím myslíme čas během práce. To znamená, nepracujte, abyste si pak užili. Ale právě naopak, užívejte si vaši práci. Nesnažte se pracovat proto, aby jste si našetřili na dovolenou nebo na penzi. Snažte se najít takovou práci, která vám bude dělat radost, ale nebude vás pohlcovat. Ideální je práce na jednotlivých projektech, která vám po dokončení konkrétní aktivity umožní odpočívat (cestovat, relaxovat, studovat, užívat si...). Rizikem je samozřejmě nestálý příjem. Proto je nutné vytvoření finanční rezervy. Ale za tu svobodu a klid to stojí.

Swept Away Swept Away Swept Away

Dnes tu máme krátkou anonci na program pro Windows, který dokáže zvýšit vaši produktivitu. Jmenuje se Swept Away a jeho úkolem je minimalizovat neaktivní okna po určité době, kterou si stanoví uživatel. Jinými slovy na ploše vám nezůstávají aplikace, které nepoužíváte. Neruší vás a nezdržují přepínání mezi okny. V nastavení můžete některé aplikace vyloučit – například okno s emailovým klientem, což se často používá, ale neustálá kontrola emailů je přesně to, co pak zdržuje od práce.

Fanoušci jablka mohou používat podobný program SpiritedAway.

Pomodoro – návod (4)

Pětadvacet minut – pět minut – pětadvacet minut – pět minut... Tohle bude rytmus vašeho života, když podlehnete technice Pomodoro. Pětadvacet minut práce nebo jakékoli činnosti, na kterou se potřebujete soustředit a následně pět minut odpočinku. Aby to nebylo tak fádní po dvou hodinách (čtyřech Pomodorech) se ordinuje dvacetiminutová přestávka. Kromě soustředění (je prokázáno, že více než cca půl hodiny se stejně málokdo dokáže soustředit) Pomodoro pomáhá také při plánování a evidenci pracovních činností.

K měření času můžete použít jakýkoli nástroj – originální technika doporučuje tzv. kuchyňskou minutku, existuje mnoho webových, desktopových i mobilních aplikací (viz předchozí díly).

Z mého pohledu se Pomodoro hodí především pro jednoduché, často stereotypní činnosti s jedním nástrojem. Navíc je vhodná téměř naprostá izolace – přerušení jsou největším nepřítelem rajčat. Pokud pro práci potřebuji dva monitory a stůl obložený papíry, časopisy a knihami a navíc je nutné často pro něco skočit nebo vyhledat, pak dostanete z rajčatové omáčky spíše guláš. Takže všechno si pečlivě přichystejte, včetně podrobného seznamu úkolů, zamkněte nebo si dejte na dveře cedulku „Nerušit“ a můžete začít měřit čas.

Tři odkazy pro Popelku

V dnešní odkazech se vrátíme k technice Pomodoro. V prvním dílu seriálu o Pomodoro jsme už pár odkazů nabídli. Dnes jsme si připravili tři linky na videa ukazující, jak pracovat pomocí Pomodoro.

• The Pomodoro Technique (Greg Head) – přednáška z cyklu „speed presentations) Ignite.
• Pomodoro Technique (Siviaknows).
• Literature Review Productivity- The Pomodoro Technique (Literature Review Productivity)

Hamster a 80/20 – vyhodnocení (3)

Ačkoli měl únor o jeden den navíc, už je za námi. A nastává vyhodnocení dalšího měsíce s Hamsterem. V první řadě je potřeba uvést, že systém tagů a kategorií nastavený na únor je dost komplikovaný a bude potřeba s ním něco dělat.

Ale nejdřív k výsledkům:

• 62% aktivit bylo označeno jako užitečné, zbytek jako zbytečné (jako třeba zbytečné papírování nebo nikam nevedoucí schůzky)
• Zacílení aktivit se trochu změnilo oproti předchozímu měsíci – vítězí investice (38%), následované činnostmi přímo spojenými s platem (28%), administrativou (15%, naštěstí vzestup jen o 1%) a vzděláváním (1%, pokles o 4%).

Co je potřeba změnit? Jak už jsem říkal systém tagů a také označování souvislostí s platem, protože spousta příprav nových projektů a aktivit je prostě součástí mého zaměstnání a tedy také platu.