Denní plánování

Snažíte se večer nebo ráno pečlivě naplánovat další pracovní den? Pak pro vás máme několik rad (z článku Today’s Productivity Tip: Hit Restart), jak tento proces zefektivnit.

1. Každý den věnujte 5 minut vytvoření nového to-do listu (seznamu úkolů).
   
2. Nejdříve napište 3 až 5 položek s nejvyšší prioritou, které potřebujete dokončit.
   
3. Rozlišujte úkoly, které musí být dokončeny a které chcete dokončit.
   
4. Vytvořte si seznam úkolů, které chcete udělat. Položkami z tohoto seznamu doplňujte každodenní program.
   

Lidé – největší nepřátelé produktivity

Dnešní článek je vlastně výzva. Ráno jsem dorazil do kanceláře s krásným plánem na dnešní den. Ten se začal během první hodiny vesele rozpadat. Minutka u šéfa se protáhla na 40 minut, protože mu ráno volal zákazník s urgentní objednávkou. Urgentní objednávka pohltila další dvě hodiny. Vlastně spíš víc, protože se překrývala s krátkou změnou kódu, kterou požadoval další zákazník okamžitě.
Jinými slovy mám pocit, že všechny systémy a techniky pro zvýšení produktivity fungují víceméně v laboratorních podmínkách – u jedinců, kteří přichází do kontaktu s dalšími pouze na základě plánovaných událostí. My ostatní (programátoři, učitelé, lékaři, manažéři provozu) máme smůlu.
A mě by zajímalo jak tuto smůlu řešíte. Já se snažím tento problém ošetřit pomocí preferencí. Slyšel jsem i o dalších možnostech – delegování, pokusy o izolaci (uzavírání inboxů, včetně dveří do kanceláře) apod. Pochlubte se, jak tento problém řešíte vy. Diskuze pod článkem je otevřená a pro nejlepší diskutující máme připravená „skvěloprácovská“ trička všech velikostí. Diskuzi zdar, zbytečnostem zmar!

Nepřehlédněte

Patříte mezi fanoušky Twitteru, GTD a zlepšování produktivity? Pak rozhodně nepřehlédněte článek The best Productivity and GTD tweeters.

Hrůza

Sice mě kolegové varovali, ale mně to nedá. Prostě si dnes budu stěžovat, i když článek nevyzní pozitivně a tak nebude sledovat zamýšlenou linii našeho blogu.

Už druhý den sedím na jednání komise, která zasedá třetím rokem každých půl roku (plus pravidelné telekonference každých 14 dní) a připravuje podklady pro evropskou legislativu. A čím dál víc ve narůstá potřeba praštit pěstí do stolu, rozšlapat počítač nebo začít mlátit hlavou o zeď. Co se včera schválilo dneska je zpochybněno. Co bylo před rokem správně, dneska je chybně. Neřeší se celý koncept, ale jednotlivosti. Prostě hrůza, jak je napsáno v titulku.

A proč to sem píšu? Kromě toho, abych si vylil srdíčko, tak bych chtěl zdůraznit i pár rad pro práci na projektech.

1. Nevybírejte si vedoucího podle funkce, ale podle jeho schopností.
2. Mezi schopnosti vedoucího patří tah na bránu a umění v pravou chvíli zastavit nekonečnou diskuzi.
3. Nejdůležitější vlastností je rozhodování na základě podkladů – ve spoustě případů není možné čekat na konsensus.
4. Na začátku je potřeba mít vizi a ostatní musí respektovat člena týmu s vizí.
5. Je dobré mít v kolektivu někoho, komu říkám „věčný rejpal“. Na druhou stranu je nutné mít v týmu někoho, kdo ho zastaví – například ho vytáhne na skleničku (za předpokladu, že vydrží víc než „rejpal“).
6. Nezapomeňte na rozdělení práce (zodpovědnosti) a kontrolu. Věty typu „do příště se připraví“ se překládají jako „příště nic nebude“.
7. Když už někomu práci zadáte, určitě ji v termínu zkontrolujte (zvlášť, když víte, že ji udělal). Pokud tomu tak nebude hrozí syndrom popsaný v předchozím bodě – „příště nic nebude“.
8. Ten, kdo se bude o přestávkách bavit o práci, během obědů a večeří řešit „drobné problémy“ a ještě zvát kolegy na hromadné procházky, aby si mohli nezávazně popovídat o řešených problémech, zaslouží veřejné pranýřování spojené s přednáškou o duševní hygieně.

Tři odkazy pro Popelku

Dnes se Popelka zajímá o cestování, konkrétně o nejlepší webové stránky pro cestovatele. Na webu můžete najít mnoho nejrůznějších žebříčku, my se dnes zaměříme především na ty aktuální z letošního roku a na velká média.

• The New York Times – 19 Web Sites for Travel Savings in 2012
• BBC – Best blogging tools for travellers
• ABC – Top 11 Travel Apps

Nepřehlédněte

Další cestovatelsko-internetový příspěvek do rubriky Nepřehlédněte. V časopise Computer (15-16/12) vyšel článek o síti Airbnb. Není sice zatím tak známá jako CouchSurfing, o kterém jsme psali nedávno. Ale zdá se být mnohem progresivnější, proto od nás očekávejte další informace. Zatím nepřehlédněte výše uvedený článek.

Otixo

V článcích, které se věnujeme virtuálním diskům, nesmíme zapomenout na službu Otixo. Jedná se o agregátor cloudových úložišť. Uživatelům nabízí jednotné prostředí pro správu různých datových zdrojů umístěných na webu. Konkrétně propojuje Dropbox, Google Docs, Box, SkyDrive, Picasa, Amazon WebServices a další služby, včetně FTP a WebDav. Ukázka prostředí je na stránkách Otixo.

Účet je pro limit 250MB přenos měsíčně zdarma, což je dost málo. To spatřuji jako vlavní nevýhodu tohoto zajímavého produktu. Na druhou stranu neomezený přenos stojí $9,99, což zase není tak mnoho.
Ještě by to chtělo desktopového klienta :-)

Nemám čas

Vy ho také nemáte? Potom se podívejte do článku Erase “I Don’t Have Time” from Your Vocabulary. Ten vám poradí, že tuto větu máte vymazat ze svého slovníku. Proč? Nejspíš proto, že jste nikdy žádný čas neměli. Nebyl ani v peněžence, ani v lednici, ani nikde jinde. Takže místo této fráze používejte – nemám motivaci, není to pro mě důležité, není to má priorita...

Sbíráte míle?

Jestliže je vaše odpověď kladná, pak se podívejte na článek Value Airlines Offer Best Reward Seat Availability, British and United Improve Most Among Majors , který je na webu publikovaný jako PDF soubor. V něm najdete tabulky ukazující výhodnost některých mílových programů. Pokud se budeme pohybovat v Evropě, pak se celkově na prvním místě umístila společnost Air Berlin a její program Topbonus. Bohužel při pohledu do seznamu obsluhovaných letišť nenajdete žádné z České republiky. Ale pokud bydlíte u hranic s Německem a často létáte po Evropě, především po Německu, pak pro vás může být Topbonus dobrou volbou.
Na děleném prvním místě a na třetím místě jsou mimoevropské společnosti, takže se podíváme na místo čtvrté. Na něm se usadila Lufthansa, Swiss a Austrian a jejich mílový program Miles & More. Na rovinu musím přiznat, že to je můj favorit. Proč?

1. Míle dostáváte i za další lety v alianci (Star Alliance).
   
2. Lze žádat o míle i zpětně.
   
3. Program spolupracuje s jednou tuzemských bank.
   
4. Česká republika je lety společností Austrian a Lufthansa obsluhována poměrně dobře, navíc z Německa se pak dostanete do celého světa.
   

Z Evropy je v první desítce už pouze British Airways. To může být užitečné pokud létáte s alinací OneWorld.

Efektivní mítinky (3)

Dnešní poslední seriálu o efektivních schůzích krátce zmiňuje postavu moderátora. Ten hraje důležitou roli, která ovšem nesmí být nejvýraznější (ve fotbale se používá termín „černá práce“. Moderátor musí ohlídat...

1. ...sebe, aby z mítinku nebyla one-man show.
   
2. ...veškeré vyzvané řečníky.
   
3. ...všechny diskutující.
   
4. ...téma.
   
5. ...čas.
   

Z vlastní zkušenosti asi víte, že je to heroický úkol, zvláště v případě, že moderátor je v podřízené pozici vzhledem k účastníkům schůze. Pak jde o záležitost ryze psychologickou.
Jak jsme již předeslali, náš krátký třídílný seriál končí. To ovšem neznamená, že se tématu efektivity na jednáních a diskuzích nebudeme věnovat dále.
Pokud vás toto téma zaujalo, napište nám vaše zkušenosti do diskuze pod článek. To pro nás bude signálem, že máme pokračovat a hledat další informace.

Nepřehlédněte

Tak nevím, jestli následující článek přehlédnout nebo nepřehlédnout. Trochu zavání šarlatánstvím, ale možná je to tím, že prostě nemám žádné zkušenosti s „rapid learningem“. Takže článek 9 Tactics for Rapid Learning (That Most People Have Never Heard Of) nepřehlédněte a zkuste napsat do diskuze pod článek vaše zkušenosti a zážitky s uvedeným tématem.

Nejlepší stránky o cestování (6) – HostelWorld

Existuje mnoho stránek, kde můžete najít levné ubytování v hostelu nebo B&B. Proč článek doporučuje právě HostelWorld? Může za to rozsáhlá databáze, pěkné vizuální prostředí a také fakt, že zajímavé a levné nabídky se vyskytují už na druhé nebo třetí stránce. Takže listujte, určitě se to vyplatí. Pokud budete chtít hledat jinde, doporučuji pro ubytování také skyscanner, i když si většina myslí, že tam najdou ubytování tak maximálně v letadle...

Efektivní mítinky (2) aneb jak jednat

Další pravidla se budou týkat přímo vlastního jednání. Takže si zapamatujte, že na každém mítinku...

1. ...se musí projednávat pouze předem stanovené záležitosti. Každý, kdo přednese nové požadavky, je velice nepořádný a pracuje chaoticky nebo se pokouší o nějaké intriky (snaha překvapit a zaskočit kolegy).
   
2. ...bývá zahájení, které stručně zopakuje cíle mítinku a přitom nesmí trvat déle než 3 minuty.
   
3. …se nejdůležitější záležitosti (a často také nejméně příjemné) projednávají jako první. Přístup „to je přece jasné, tak to prodiskutujeme jako první“ nebývá nejefektivnější. Navíc se může stát, že na kontroverzní a problematické body zbude málo času a vedoucí schůze bude podezřívám (ať už právem, či neprávem), že je schválně upozadil, aby odvedl pozornost. Samozřejmě nezapomeňte uvést správné pořadí projednávaných bodů do programu schůze.
   
4. ...se na začátku poznamená docházka. Nejlépe do předem připravených archů, aby to bylo rychlejší. Nejde o bezúčelnou buzeraci, ale o ten nejjednodušší kontrolní mechanismus, který pomáhá ověřovat plnění závěrů schůze.
   
5. ...mají mluvčí omezený čas. Pokud uvádíte nějakou novou informaci nebo téma, máte na to 4 minuty. Každý další diskutující se musí vejít do dvou minut (proto Two Minnutes Meeting).
   
6. ...musí být rozčleněn, tak aby diskutující dostali příležitost k jasným a cíleným otázkám. Nesmí dojít k tomu, aby se tázající nebo diskutující museli vyjadřovat ke dvěma nebo dokonce více předřečníkům najednou.
   

Tři odkazy pro Pepelku

Další díl našeho pohádkového seriálu si klade za cíl seznámit čtenáře s problémem minimalismu v oblasti software. Podíváme se na tzv. zenware – definici můžete najít například na Techopedii. Google odkazuje na více 53 000 spojených se zenware, my jsme pro vás vybrali

• Seriál Jana Váni Zenware (doufám, že budou přibývat další díly),
• 12 nejlepších aplikací,
• a ještě jedna nabídka software.